發(fā)布時間:23-01-16
1.目的
有效管理和利用項目數(shù)據(jù)和竣工檔案數(shù)據(jù),確保公司在任何場合使用的項目圖書數(shù)據(jù)是目前完整系統(tǒng)的有效版本。
2.范圍
收集、歸檔、保存、借閱和銷毀公司各部門和項目的所有工程檔案。
3.職責
項目部檔案管理員負責收集、整理和管理項目數(shù)據(jù)和竣工數(shù)據(jù)。項目完成后,負責將項目數(shù)據(jù)和竣工數(shù)據(jù)移交管理部進行統(tǒng)一管理。項目經(jīng)理負責審查移交管理部門的檔案。
4.內(nèi)容
4.1.1項目數(shù)據(jù)收集、項目過程、上級批準、**批準、土地合同、府批準、土地合同、施工資料、項目合同(包括設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同等)。以及各種證書,及時向項目管理部檔案管理員提交復印件或原件,項目竣工前,相關(guān)數(shù)據(jù)原件移交項目部,準備竣工驗收。
4.1.2項目竣工后,項目部應對施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)、參考資料和電子文件進行總結(jié)、整理和附上移交文件清單,經(jīng)項目經(jīng)理批準后移交管理部統(tǒng)一管理。
4.2歸檔
在項目過程中,項目檔案管理員應根據(jù)不同的專業(yè)和文件類別對收到的項目數(shù)據(jù)進行分類、編號和包裝標識,并分別存儲。
4.2. 公司開發(fā)的所有項目均有項目名稱,檔案箱均有統(tǒng)一標識。
4. 2.2 文件類別:1土地合同類別,包括上級批準、合作協(xié)議、土地合同等,2**批準類別,如計劃批準,3五證書,包括土地使用許可證、規(guī)劃許可證、投資許可證、預售許可證、施工許可證、4合同類別,包括施工合同、設(shè)計合同、監(jiān)理合同等,5項目開發(fā)文件,包括項目過程中的各種中間施工申請批準文件,6項施工數(shù)據(jù)和監(jiān)理數(shù)據(jù),包括真實、準確地反映項目建設(shè)活動和項目實際情況的文件,7項竣工驗收類別,包括專項驗收8證書、8圖紙類別,包括項目的專業(yè)圖紙和CAD電子文件、設(shè)計變更、簽證、談判等。
4.2.3 編號
項目檔案管理員在不同專業(yè)的基礎(chǔ)上對收到的項目數(shù)據(jù)進行分類,然后按照收到的順序編號,并在主頁上打印目錄表。
4.2.4 標識
分類和編號的文件應在文件盒上標記,簡單、清晰、易于理解。
4.3 借閱
各部門需要借用相關(guān)資料的,應當向管理部檔案管理員辦理借閱手續(xù),填寫借閱登記表,使用后立即歸還。有特殊說明的材料應在總經(jīng)理簽字確認后借閱。
4.4 銷毀
對于所有需要銷毀的數(shù)據(jù)和圖紙,必須在銷毀前進行登記和列出清單,并經(jīng)項目經(jīng)理部確認。銷毀清單應保存。
4.5
4.5.1
4.5.1.1 檔案材料歸檔時,使用A4(即210mm x 297mm)規(guī)格為標準,不足A4規(guī)格的應用A4.白紙粘貼,太大的折疊A4規(guī)格。
4.5.1.2 文件材料中的金屬物應去除,因復寫而透底的材料應墊上白紙,以保證文件材料的安全。
4.5.1.3 文字材料組卷時,一卷內(nèi)有多種材料時,用彩色薄紙隔開。
4.5.1.4 裝訂時,根據(jù)文件類型和格式裝訂成冊。
4.5.2 圖紙立卷要求
紙質(zhì)竣工圖(或其他歸檔紙質(zhì)圖),歸檔組卷以手風琴式折疊為4#圖片,加上圖紙目錄,散裝成統(tǒng)一的卷盒。
4.5.3 立卷文件必須裝訂整齊,頁碼必須用相關(guān)流水號打印。
4.5.每卷必須有**的頁號和卷內(nèi)目錄。
4.5.現(xiàn)行封面、卷盒、目錄必須統(tǒng)一使用5 立卷檔案。