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智能檔案柜在檔案管理上的優(yōu)勢

發(fā)布時間:23-01-16

在智能文件柜興起之前,倉庫文件數(shù)量較多,每次倉庫或倉庫,都依靠人工參與,耗費大量人力和時間,錯誤風(fēng)險較大;面對大量文件,人工管理越來越困難,非法文件沒有實時監(jiān)控,隨時存在文件丟失的風(fēng)險。智能文件柜的出現(xiàn)有效地解決了傳統(tǒng)文件存儲的一系列痛點。

智能文件柜是一種應(yīng)用RFID結(jié)合智能文件管理系統(tǒng)的新型文件智能存儲設(shè)備,實現(xiàn)了文件權(quán)限管理、定位管理、智能訪問、智能庫存、在線監(jiān)控等功能,同時規(guī)范、智能、自動管理文件文件。智能文件柜的應(yīng)用為案件管理人員的工作帶來了極大的便利。以下是智能文件柜的主要功能。

一、智能文件柜在使用時會匹配每個文件RFID(射頻識別)電子標簽,確定檔案盒在庫中的位置,建立電子標簽數(shù)據(jù)庫,并與智能檔案管理系統(tǒng)對接,更高效地查找和借閱檔案;

二、具有檔案出入庫監(jiān)控功能,實時監(jiān)控和跟蹤存取檔案過程,保存出入庫日志信息備查;

三、一旦出現(xiàn)非法出庫、逾期等異常情況,監(jiān)控系統(tǒng)具有自動報**功能;

支持24小時自助服務(wù),節(jié)省人力和運營成本。

智能文件柜還具有自動統(tǒng)計報表、背景管理、多重身份識別等功能,有效提高了文件管理的效率、訪問的可靠性和安全性,是機關(guān)和單位文件智能管理的**選擇。